1. Ein Agent sorgt für vollständige Adressen

Wenn ein User die Hauptdaten einer Adresse erfasst hat, dann kann der Adress-Agent an einen Adress-Verantwortlichen eine Email senden, um dafür zu sorgen, dass z.B. die Konten-Informationen für diese Adresse eingepflegt werden.

2. Ein Agent versendet Rechnungen per Mail

Der AR-Agent (der Agent für die Überwachung der Ausgangs-Rechnungsdaten) kann z.B. die Aufgabe übernehmen, die Ausgangs-Rechnung – sobald sie gedruckt ist – dem Rechnungsempfänger per Mail zuzusenden.

3. Ein Agent überwacht die Durchlaufzeit von Eingangs-Rechnungen

In 4ward kann die Kopf-Erfassung einer Eingangsrechnung und der Erfassung der Rechnungsdetails getrennt erfolgen. Bleibt nun eine kopf-erfasste Eingangsrechnung länger als gewünscht unbearbeitet liegen, dann könnte der ER-Agent darauf mit einer Mail hinweisen, damit eine gewisse Durchlaufzeit gewährleistet wird.

4. Ein Agent aktualisiert die Plankosten

Der Dispo-Agent könnte die Aufgabe übernehmen, die automatische Preisfindung erneut zu starten, sobald ein Frachtführer gespeichert worden ist..

5. Ein Agent setzt den „Verspätet“-Status

Falls der Plan-Zeitpunkt für den Soll-Status z.B. für die LKW Disposition um x Tage überschritten ist, dann soll ein ganz bestimmter Status für den Sammelgut-Auftrag – wie z.B. „Verspätet“ – gesetzt werden.

6. Ein Agent korrigiert den Auftraggeber

Angenommen der Auftraggeber soll identisch sein mit dem Empfänge, wenn die Auftragspriorität „Express“ ist, dann übernimmt der Tracking-Agent diesen Job.

Unglaubliche leistungsfähig: die Event-Agenten

• Sie arbeiten rund um die Uhr

• Sie sind zuverlässig

• Sie arbeiten automatisch

• Sie arbeiten intelligent

• Sie sind flexibel

Die oben aufgeführten Beispiele die sprichwörtliche Spitze des Eisberges – wenn Sie einmal die Möglichkeiten der Event-Agenten kennengelernt haben, werden Sie sich fragen, wie Sie ohne diese überhaupt auskommen konnten.

Sparen Sie sich das Suchen nach Dokumenten, sparen Sie sich das Kopieren von Dokumenten, sparen Sie sich das Abheften von Dokumenten.

1. Archivierung per Email und Betreffzeile

Eine einfache Möglichkeit für eine Fern-Archivierung ist das Versenden einer Email mit dem zu archivierenden Dokument als Anhang. Der Empfänger der Email ist eine bestimmte Adresse, deren Mails von MEMOTRiX ausgelesen und verarbeitet werden. Um das Dokument einem bestimmten Auftrag zuzuordnen, wird die Betreffzeile mit der Auftragsnummer ausgelesen.

2. Archivierung per Email und Barcode

Auch hier wird per Email ein Anhang versendet und von MEMOTRiX verarbeitet. In diesem Verfahren wird aber nicht die Betreffzeile zur Ermittlung der Auftragsnummer verwendet, sondern der Barcode, der sich auf dem angehängten Dokument befinden muss. In diesem Verfahren wird ein Scanner eingesetzt, über den die Dokumente gescannt und dann automatisch durch den Scanner an die MEMOTRiX-Archiv –Adresse gesendet werden.

3. Archivierung per Ordner und Barcode

Neben dem Email-Verfahren ist die Verwendung eines Datei-Ordners eine hervorragende Alternative. Bei dieser Methode werden die Dokument-Dateien in einem Ordner gespeichert, den MEMOTRiX permanent überwacht und ausliest. Die Dateien könnten per DFÜ von einem beliebigen Fremd-System überstellt werden – häufig kommt hier natürlich ein Scanner zum Einsatz.

4. Archivierung per Ordner und Dateiname

In Fällen, in denen zu archivierende Dokumente aus einem verbundenen Fremdsystem per EDI übertragen werden, können die Auftrags-Nummern auch aus dem Dateinamen extrahiert werden. Diese Methode hat den Vorteil, dass die Datei nicht geöffnet und der Barcode gesucht und interpretiert werden muss. Damit könnte dieses Verfahren im Normalfall schneller arbeiten.

Einfach, schnell, präsent: MEMOTRiX – der "speditionelle" Archivar

• automatische Dokumenten-Archivierung

• intelligente Zuordnung zu Auftrag, Rechnung, Equipment und Adresse

• unmittelbarer Zugriff

• sofortige Verfügbarkeit

• kein Externer Zugang möglich (nur über 4ward mit entsprechender Rechtesteuerung)

Sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen mit einem internen Archivierungs-System, dass auf speditionelle Bedürfnisse perfekt angepasst ist.